Le rapport du président du conseil d’administration

RAPPORT DU PRESIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
SUR LES TRAVAUX DU CONSEIL ET LE CONTROLE INTERNE PRESENTE A L’ASSEMBLEE
GENERALE MIXTE DU 29 JUIN 2004

Mesdames, messieurs les actionnaires

En complément du rapport de gestion, nous vous rendons compte, dans le
présent rapport annexe, des conditions
de préparation et d’organisation des travaux du conseil d’administration
ainsi que des procédures de contrôle
interne mises en place par la société COFIDUR.

S’agissant d’une première présentation à l’assemblée
générale, il est précisé que le format et les développements
du présent rapport pourront faire l’objet de modifications lors
des prochains exercices afin de prendre en compte
l’évolution des pratiques et de la réglementation.

A.    PREPARATION ET ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL

Au cours de l’exercice 2003, le Conseil d’administration s’est
réuni 7 fois
Les informations utiles aux délibérations ont été systématiquement
communiquées aux administrateurs.
Le quorum a toujours été atteint,
les administrateurs s’étant,
le cas échéant, abstenus de prendre part au vote
lorsque la loi le prévoyait

Les procès verbaux des réunions ont été établis
après chaque réunion du conseil dans de brefs délais.

Il n’existe pas de règlement intérieur relatif au fonctionnement
du conseil d’administration, non plus que de
comités spécifiques, ni de censeurs.

Le conseil d’administration est composé de 4 administrateurs, élus
pour 6 ans par l’assemblée générale.

Le président du conseil d’administration ainsi que le directeur
général sont directement impliqués dans la gestion
et la direction des activités de la société et du groupe.

La nomination au conseil d’administration d’un ou deux administrateurs
indépendants est en cours d’étude.

Les conseils d’administration des filiales sont composés d’au
moins un membre du conseil d’administration de
la société COFIDUR.

CONVENTIONS « REGLEMENTEES » :

Les procédures d’autorisation préalables sont respectées
lorsque que des conventions relèvent des articles L
225-38 à L 225-43 du code de commerce. Conformément à ces
textes, les conventions courantes conclues à des
conditions normales ne sont pas soumises à ce contrôle.

Les personnes concernées ne prennent pas part au vote

Ces conventions sont transmises aux commissaires aux comptes, pour présentation
dans leur rapport spécial à
l’assemblée générale.

CONVENTIONS DITES « DECLARABLES » :

Il s’agit des conventions portant sur des opérations « courantes » et
conclues à des conditions « normales ».
L’inventaire de ces conventions et des transactions intra-groupe a été établi
et transmis aux commissaires aux
comptes.

B.    PRESENTATION DES POUVOIRS DONNES PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
AU DIRECTEUR GENERAL

Le conseil d’administration a conféré au Directeur Général
l’ensemble des pouvoirs nécessaires au
fonctionnement de l’entreprise, ces pouvoirs doivent s’exercer dans
le cadre des dispositions statutaires,
orientations et directives générales décidées par
le conseil.

C.    PROCEDURES DE CONTROLE INTERNE

I – Définition et objectif du contrôle
interne

Le contrôle interne est l’ensemble des systèmes de
contrôle, établis
par la Direction générale, le management et
autres membres du personnel en vue d’assurer, dans la mesure du possible,
la gestion rigoureuse et efficace des
activités de la société. Ces procédures impliquent
:

– Le respect des politiques de gestion,

– La sauvegarde des actifs,

– La prévention et la détection des fraudes et erreurs,

– L’exactitude et l’exhaustivité des enregistrements comptables,

– L’établissement en temps voulu d’informations comptables
et financières fiables.

L’un des objectifs du dispositif de contrôle interne est de prévenir
et maîtriser les risques résultant de l’activité
de la société et les risques d’erreurs ou de fraudes, en
particulier dans les domaines comptables et financiers.
Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une
garantie absolue que ces risques sont
totalement éliminés.

II – Organisation générale

1) Les acteurs

• Monsieur Henri TRANDUC, président du conseil d’administration
est responsable de la mise en place du
contrôle interne au sein de la société COFIDUR, des moyens
mis en œuvre et de son suivi.

• Monsieur Philippe BROUSSARD, directeur général de la société COFIDUR
est responsable de la
communication financière du groupe

• Les directeurs généraux et membres des conseils d’administration
des filiales sont responsable de
l’élaboration des procédures applicables à la société qu’ils
dirigent et doivent veiller à leur application

• Monsieur Régis DUDOGNON, contrôleur de gestion est responsable
de la fiabilité des comptes consolidés.

• Les commissaires aux comptes, valident les procédures de contrôle
interne relatives à l’élaboration et au
traitement de l’information comptable et financière sur lesquelles
ils peuvent émettre des observations.

• Enfin, les directions commerciales, des achats, de la qualité ou
de l’informatique sont impliquées, selon les
acteurs et leur niveau de responsabilité, dans la mise en œuvre
du contrôle interne

2) L’information financière et comptable

Les responsables comptables de chaque société sont en charge de
la collecte et du contrôle des informations
financières ; ils ont la charge d’établir les comptes sociaux
dans le strict respect des normes comptables en
vigueur.

Le responsable de la consolidation veille au respect des règles applicables
aux comptes consolidés.


III – Description des procédures de contrôle interne

1) Principe

Le contrôle interne n’est pas centralisé au niveau du groupe

Sa mise en place et son suivi relève de la responsabilité des directeurs
généraux et membres des conseils
d’administration des filiales.

A ce jour, les procédures de contrôle interne en vigueur dans les
filiales n’ont fait l’objet d’aucune rédaction.

En 2004, les conseils d’administration des filiales devront se prononcer
sur l’opportunité de formaliser tout ou
partie de ces procédures.

2) Principaux domaines

• Les systèmes informatiques
Les systèmes informatiques sont très diverses et ont fait l’objet
de nombreux développement spécifiques afin de
répondre aux besoins et objectifs de chaque société du groupe.

Un groupe de travail a été constitué fin 2003 pour analyser
les risques et faiblesses de ces systèmes et réfléchir à
leur évolution.

• Les achats
Les composants actifs et passifs sont présents dans toutes les activités
du groupe
Les prix d’achats des composants subissent des fluctuations importantes
liées à la conjoncture internationale.
Des efforts importants ont
donc porté sur les relations avec les fournisseurs,
notamment dans la rédaction des
contrats
Une politique d’achat avec rédaction de cahier des charges
et contrôle
qualité à été institué dans la branche soustraitance.
Elle fait l’objet d’adaptations permanentes pour tenir compte de
l’évolution du marché et des besoins
spécifiques à chaque filiale.


• Les stocks et en cours

Les stocks de matières premières sont contrôlés régulièrement
et sont inventoriés à chaque arrêtés de comptes
semestriels et annuels

– Les stocks affectés aux commandes sont dépréciés
ou cédés à l’issue de l’affaire

– Les stocks non affectés sont intégralement dépréciés
au bout de douze mois à
l’exception des matières affectables à des commandes ou contrats
en cours.

Les travaux en cours et produits finis sont valorisés mensuellement par
les gestionnaires d’affaires.

• La logistique
Les procédures mises en place ont pour objectif de réduire au maximum
le risque de détournement (vol ou
destruction volontaire) des produits.

• Le risque client
Des procédures de suivi et de contrôle ont été mises
en place afin de limiter les dépassements d’en cours et les
risques de pertes sur les clients en difficulté.

• Les fournisseurs
Les procédures de contrôle permettent de valider les réceptions
en qualité et en quantité, et celle des visas de
sécuriser les règlements.

• Les délégations de signature
Elles sont du domaine réservé des directeurs généraux
des filiales qui, seuls, peuvent déléguer leur signature.


• Les assurances

Pour bénéficier des meilleures garanties et franchises, les principaux
contrats font l’objet d’une revue annuelle
pour les couvertures suivantes :

– Responsabilité civile

– Dommages aux biens et pertes d’exploitation

– Flotte automobile

Les garanties dommages couvrent les biens sur la base d’un remplacement à neuf.

A la connaissance des sociétés du groupe, ces contrats n’omettent
aucun risque significatif.

3) Elaboration de l’information financière
Le système d’information
repose sur des procédures simples
et fiables

Un suivi mensuel et l’établissement de comptes semestriels concourent à la
fiabilité de l’information financière
et permettent d’apporter les corrections nécessaires en cas de dérive
constaté.

Le contrôleur de gestion est seul responsable de l’établissement
et de la fiabilité des comptes consolidés.
Le
périmètre actuel ne justifie pas l’établissement d’un
manuel des procédures de consolidation.


4) Evolution et perspectives

A la connaissance du conseil d’administration de la société COFIDUR,
les procédures mises en place dans les
sociétés du groupe satisfont aux exigences et objectifs généralement
assignés aux systèmes de contrôle interne.

Les conseils d’administration ont été sensibilisés à ces
exigences et devront se prononcer en 2004 sur la
nécessité de développer ou de formaliser tout ou partie
des procédures applicables dans leur société.

Le président du conseil d’administration le 3 juin 2004

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